Programma 9. Besturen in verandering van tijden

Besturen, samenwerken, organiseren, innoveren en digitaliseren.
De Gemeenteraad, het college van Burgemeester & Wethouders en de gemeentelijke organisatie werken samen aan een samenleving waarin we in verbinding zijn. In verbinding met onze inwoners, vrijwilligers, ondernemers en andere samenwerkingspartners. We doen dit voor de gehele Osse gemeente, ieder vanuit onze eigen rol. Belangrijke kernwaarden daarbij zijn: zichtbaar, betrouwbaar en realistisch.
Gemeente Oss is integer en transparant met respect voor elkaars functies en posities. Participatie en betrokkenheid bij de besluitvorming is belangrijk. Dit stimuleren we actief en hebben een plek in onze manier van werken. We willen dat inwoners betrokken zijn de gemeenschap en actief meedoen en initiatief nemen.
We willen samen duurzaam vooruit. Om dit te realiseren is een sterke organisatie nodig. Oss groeit en de organisatie groeit mee. We willen dat onze bedrijfsvoering en dienstverlening een stevig fundament vormen, meegroeien en inspelen op veranderende omstandigheden en nieuwe wetgeving. Verdergaande digitalisering, meer samenhang tussen de verschillende onderdelen en adequate stuurinformatie verstrekken, maken onderdeel uit van deze ontwikkeling. Ook het zijn van een aantrekkelijke werkgever, onze medewerkers faciliteren om te kunnen groeien en het creëren van voldoende kennis en kunde om de opgaven uit te kunnen voeren is een belangrijke opgave.

De raadsgriffie heeft een nota over opkomstbevordering gemeenteraadsverkiezingen gemaakt die we hebben besproken in het fractievoorzittersoverleg. We hebben uitgesproken dat het verhogen van de opkomst bij verkiezingen primair een opdracht is voor de raadsfracties, maar we voeren ook een aantal activiteiten uit als raad die hopelijk de opkomst stimuleren. Het gaat dan bijvoorbeeld om de cursus politiek actief (in 2025), democracity, klassenbezoek en gast van de raad. We gaan ook weer een lokale stemhulp opzetten. Daarnaast zetten we de intensivering van onze raadscommunicatie voort, we willen hiermee de zichtbaarheid van de gemeenteraad vergroten en hiermee een stimulans geven aan onze inwoners om naar de stembus te gaan op 18 maart 2025.

We hebben deze raadsperiode verschillende aanpassingen gedaan en experimenten uitgevoerd in het kader van de pilot verbeteren vergaderstelsel. We hebben een evaluatie uitgevoerd in de 1e helft van 2025 en gaan onze Reglementen van Orde in het najaar van 2025 aanpassen op de nieuwe vergaderregels. Ook na de pilot blijven we kritisch op onze manier van vergaderen en staan we open voor verbeteringen.

In het Manifest gemeente Oss hebben we besproken hoe we binnen de gemeente Oss als raad, college en ambtelijke organisatie met elkaar samenwerken ten dienste van de inwoners van onze gemeente. Het herijkte integriteitsbeleid en de gedragscode stellen we in de 2 ^e helft van 2025 vast, het Manifest is hiervan een bijlage.

We gaan door met het betrekken van jeugd en jongeren bij de lokale democratie. Het bezoek van basisscholen aan de gemeente (Democracity) wordt geïntensiveerd; ambitie is om alle groepen 7 en 8 van de Osse basisscholen te bereiken. We gaan door met het ontvangen van de Osse middelbare scholen. De opzet van het project Gast van de Raad is gewijzigd door actiever  inwoners uit te nodigen een kijkje in de keuken van de gemeenteraad te nemen. We zien dat de aanmeldingen flink zijn toegenomen, we ontvangen nu tussen de 10 en 20 gasten bij iedere raadsvergadering.

De Gemeente Oss: een betrouwbare en toegankelijke partner 
Onze inwoners verwachten van ons dezelfde kwaliteit van dienstverlening als zij gewend zijn van moderne bedrijven: snel, duidelijk en toegankelijk. Tegelijkertijd verandert dienstverlening in het publieke domein steeds meer richting digitaal, waarbij maatwerk en persoonlijk contact onverminderd belangrijk blijven. Dit sluit aan bij de Osse visie op dienstverlening.

Dit leidt tot de volgende speerpunten:

1. Duidelijke en toegankelijke dienstverlening 

We zorgen dat alle inwoners snel en eenvoudig toegang hebben tot de juiste informatie en mogelijkheden voor aanvragen en contact. Op basis van een nieuw te ontwerpen architectuur voor onze (online) dienstverlening leggen we een stevig fundament met systemen die iedereen kan gebruiken. Hiermee zorgen we dat er geen verschillende systemen meer gebruikt worden voor onze dienstverlening, met kosten-inefficiëntie, beveiligingsrisico's én tegenstrijdigheden in informatie en mogelijkheden voor onze inwoners. We implementeren een systeem voor moderne en intuïtieve websites en digitale formulieren. Daarnaast treffen we voorbereidingen voor een digitaal inwonersportaal.
 

2. Digitaal waar dat kan, persoonlijk waar het nodig is 

We werken toe naar volledige aansluiting bij de verplichtingen van de Wmebv (Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer), waarbij we voor al onze producten minimaal één digitaal kanaal beschikbaar stellen aan inwoners. Daarnaast voldoen we aan de Europese verplichting rondom de EDI-Wallet. Hierdoor zijn onze online diensten voor alle Europeanen op een veilige manier beschikbaar en kunnen persoonsgegevens en documenten veilig en eenvoudig gedeeld worden.

Tenslotte zetten we moderne technieken zoals AI in, waar dat verantwoord is én meerwaarde biedt. Hierbij wordt gedacht aan een chatbot en zoekmachine.

Organisatieontwikkeling
De gemeente Oss groeit en onze organisatie groeit mee. Nieuwe uitdagingen en kansen doen zich voor. Andere manieren van werken, meer vragen uit de samenleving, grote bestuurlijke ambities: ze vragen allemaal aandacht van ons.

We introduceren daarom onze nieuwe organisatievisie ‘Wij zijn één Oss’, omdat we meer aandacht gaan geven aan het werken als één organisatie. De vraagstukken waar we aan werken, zijn te ingewikkeld om vanuit één team of afdeling te doen. We werken nu nog te veel vanaf eigen eilanden. En in een grote en groeiende organisatie hebben we nieuwe werkvormen en afspraken nodig om elkaar te informeren, samen te werken aan resultaten en om één organisatie te blijven.  

Om deze organisatievisie handen en voeten te geven start een organisatieontwikkelprogramma Wij zijn één Oss. Onderdelen hiervan zijn:

• het inzetten op vakmanschapsontwikkeling;
• een managementontwikkeltraject voor nieuwe leidinggevenden;
• een leiderschapsprogramma voor bestaande leidinggevenden;
• onderzoek naar de organisatiestructuur- en sturing en noodzakelijke aanpassingen doorvoeren.

Concernstaf
Aansluitend op de organisatieontwikkeling is het voor de complexe vraagstukken noodzakelijk om onze integrale en strategische beleidsmatige sturing te versterken. Hiervoor is het gewenst om een  concernstaf vorm te geven. Dit houdt in dat bestuurlijke prioriteiten en beleidsontwikkeling integraal worden benaderd en afgestemd, zodat de gemeente proactief inspeelt op maatschappelijke ontwikkelingen en toekomstbestendige keuzes maakt. Dit team zorgt voor samenhang tussen beleidsvelden en ondersteunt de organisatie bij strategische besluitvorming. Daarnaast signaleert de concernstaf trends en risico’s en adviseert het bestuur en de organisatie hierover. Dit draagt bij aan:

• Meer samenhangende beleidsontwikkeling en strategische visie;
• Meer proactieve externe positionering (lobby, samenwerking);
• Meer onderbouwing met data en financiële analyse.

Doorontwikkkeling personeelsbeleid- en organisatie
Daarnaast spelen op het gebied van personeel en organisatie diverse grote ontwikkelingen:

• toename van complexiteit van vraagstukken en een verschuiving in gevraagde competenties en vaardigheden als gevolg van onder andere verdergaande digitalisering en andere rol-invulling van de gemeentelijke overheid;
• de organisatie is de laatste jaren gegroeid in aantal medewerkers en dit vraagt meer ondersteuning en andere manier van samenwerken;
• de arbeidsmarkt is krap en de concurrentie op het binnenhalen van talent is groot. Ook het voorkomen van uitstroom van medewerkers vraagt aantrekkelijk werkgeverschap en ruimte voor doorontwikkeling. Een deel van de uitstroom is onvermijdelijk, want het personeelsbestand vergrijst. De komende 10 jaar stroomt 25% van ons personeelsbestand uit vanwege pensionering;
• het ziekteverzuim is hoog. We willen het verzuimpercentage terugbrengen van 6,8% naar 5,8% in de komende 2 jaar;
• de basis bij afdeling P&O is onvoldoende op orde: ondersteunende werkprocessen en systemen bij personeel & organisatie zijn onvoldoende van kwaliteit, vindbaarheid van informatie is beperkt en goede data-sturing ontbreekt.

Om in te spelen op de geschetste ontwikkelingen én in aansluiting op de nieuwe organisatievisie 'Wij zijn één Oss' stellen we strategisch personeelsbeleid op met als belangrijkste doelen:

a. De juiste persoon op de juiste plek
b. Goed en aantrekkelijk werkgeverschap

Concreet betekent het dat we de komende jaren werken aan een programma ontwikkeling P&O met onder andere:

• een strategische personeelsplanning voor alle afdelingen;
• een heldere en gebruiksklare gesprekscyclus;
• blijvende en een versterkende aanpak van werving- en selectiebeleid;
• terugkerend onderzoek naar inzicht in medewerkersbeleving;
• aanpak voor werkdrukvermindering;
• op basis van een verdiepende analyse komt er een pakket aan ondersteunende maatregelen om uitval te voorkomen en het verzuim te reduceren;

Ook gaan we de basis verder op orde brengen ten aanzien van ondersteunende werkprocessen en systemen. De aanbesteding van een nieuw E-HR systeem is gestart. We bouwen aan een HR-dashboard en actualiseren onze regelingen en content. Dit vraagt om een programmatische aanpak, waar in samenhang wordt gestuurd (inhoud, tempo, proces) en waardoor versnelling mogelijk is.

Om dit alles mogelijk te maken is er een incidentele investering nodig. We vragen middelen voor het programma "Wij zijn één Oss' en het programma voor het doorontwikkelen van het personeelsbeleid en -instrumentarium en het zorgen voor de basis op orde. Voor het vormgeven van de concernstaf zijn enkele aanvullende strategische beleidsmatige functies en een leidinggevende functie nodig naast de bestaande capaciteit in dit nieuwe team. Hiervoor zijn structurele middelen nodig.

MVOI
Tenslotte is de gemeente voornemens om het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) te ondertekenen. Om deze aanpak vorm te geven is voor 2 jaar een investering nodig.

Integraal digitaliseren
Digitalisering verandert onze samenleving. Slimme steden, opkomst van AI en online platformen bieden waardevolle kansen. Daartegenover staan risico’s als desinformatie, veiligheid, privacy en digitale ongelijkheid. De rijksoverheid benut met de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) de kansen, stuurt op beheersing van de risico’s en benoemt verplichtingen voor alle overheden, dus ook gemeenten. NDS sluit aan op bestaand beleid en de Osse ambitie om verdergaand te digitaliseren. Dit vraagt extra inzet op thema’s als toegankelijke digitale dienstverlening, ethiek, bijdrage van digitalisering aan onze opgaven, innovatie, vakmanschap en digitale soevereiniteit. Deze thema’s gaan verder dan techniek: bestuur en de hele organisatie gaan steeds meer samenwerken in de sturing op digitalisering. Dit vraagt een investering in samenwerking en middelen. Effecten die we onder andere beogen zijn:

• Verbetering van onze dienstverlening;
• Blijvend voldoen aan nieuwe of gewijzigde informatiewetgeving waaronder WMEBV, WDO, DSA, Archiefwet, AI Act, Data Act, NIS2 en Privacy;
• Borging van ethische waarden;
• Structureel financieel voordeel op de middellange termijn door inzet van slimme toepassingen.  In de strategische heroriëntatie is hiervoor een voorstel gedaan.

We bevorderen de integrale sturing, samenwerking en realisatie op digitalisering onder andere door:

• Verdere implementatie van portfoliomanagement, waardoor we digitalisering beter laten aansluiten op onze opgaven en dienstverlening. Daarbij aandacht voor wendbaarheid, risicobeheersing, prioritering en afweging van kosten en baten.
• Normaliseren van het IT-landschap: afbouwen van legacy-software, standaardisatie en oplossingen die dezelfde functionaliteit bieden consolideren tot één oplossing.
• Gebruik van data bij het maken van beleid en besluiten.
• Inzet van AI en Robotisering: ondermeer vervangen van (herhalende) menselijke administratieve handelingen door moderne technologie.

Privacy
Op basis van het hernieuwde strategische privacybeleid en uitvoeringsplan maken we inzichtelijk welke maatregelen en mogelijk middelen noodzakelijk zijn om aan privacy-wetgeving te voldoen.

Digitale soevereiniteit
Geo-politieke ontwikkelingen tonen dat we (samenleving, overheid en dus ook Oss) in zeer hoge mate afhankelijk zijn van niet-Europese digitale infrastructuur en oplossingen. Tegelijk zijn er nagenoeg geen geschikte Europese oplossingen beschikbaar. Oss werkt aan autonomie en soevereiniteit door data steeds meer los te koppelen van software, bedrijfscontinuïteit te waarborgen, en actief ontwikkelingen te volgen. Hoewel totale onafhankelijkheid complex is en samenwerking vereist, zet Oss stapsgewijze verbeteringen in zonder in te boeten op de kwaliteit, continuïteit of betaalbaarheid van onze dienstenverlening.

We concretiseren de aanpak voor participatie. De opdracht participatie wordt kernachtiger en krijgt meer focus op concrete resultaten. Hierbij blijven de oorspronkelijk geformuleerde doelen voor het participatietraject van kracht en benutten we de reeds opgedane ervaringen van de afgelopen periode. De opdracht bevat onderstaande onderdelen: 

1. Participatiebeleid met een handelingskader participatie. 

2. Een centraal adviespunt participatie (kenniscentrum) binnen de Gemeente Oss. 

3. Een programma voor vakmanschapsontwikkeling participatie. 

4. Het opstellen van een participatieverordening. 

Medio 2025 start een adviseur participatie die hiermee aan de slag gaat.

De komende twee decennia voeren we in de Schadewijk een integrale gebiedsaanpak uit met de ambitie dat over twintig jaar elk kind in Schadewijk kansrijk opgroeit en alle bewoners er in gezonde omstandigheden wonen en leven in een fijne straat of buurt. Dit doen we omdat we de Schadewijk klaar moeten maken voor de toekomst. Daarbij willen we er voor zorgen dat de wijk het karakter van de volkswijk blijft houden die het nu is.

Alle ontwikkelingen vanuit het Programma Schadewijk dragen op de een of andere manier bij aan het h erstellen van bestaanszekerheid, gezonder leven makkelijker maken en/of vergroten van de kansgelijkheid. Concreet betekent dit dat we de komende tijd, samen met onze partners uit de wijk, werken aan het ontwikkelen van een visie op maatschappelijke voorzieningen ​ binnen Schadewijk, een eigen plek voor jongeren in de wijk gaan maken (uitvoering van de motie), bijdragen aan diverse woningbouwprojecten (sociale en particuliere woningbouw), nieuwe schoolgebouwen voor de basisscholen ontwikkelen, en werken aan het versterken van de sociale netwerken en samenwerkingsstructuur.

We stellen voor om afgerond € 0,8 miljoen beschikbaar te stellen voor:

Bedragen x € 1.000

Organisatieontwikkeling
We hebben een nieuwe organisatievisie: ‘Wij zijn één Oss’. Een visie die richting geeft, verbindt en uitnodigt. Om aan deze organisatievisie handen en voeten te geven starten we een organisatie-ontwikkelprogramma “Wij zijn één Oss”.  De kosten van de uitvoering schatten we voor de komende 4 jaar in op in totaal circa € 2 miljoen. Hiervan kunnen we circa € 1 miljoen betalen uit de reserve organisatieontwikkeling. Daarom vragen we aanvullend twee keer € 0,5 miljoen in de jaren 2026 en 2027.

Vorming concernstaf
Aansluitend op de organisatieontwikkeling is het voor de complexe vraagstukken noodzakelijk om onze integrale en strategische beleidsmatige sturing te versterken. Hiervoor is het gewenst om een beknopte concernstaf vorm te geven die een sterke verbinding heeft met de vakafdelingen. Dit houdt in dat bestuurlijke prioriteiten en beleidsontwikkeling integraal worden benaderd en afgestemd, zodat de gemeente proactief inspeelt op maatschappelijke ontwikkelingen en toekomstbestendige keuzes maakt. Dit team zorgt voor samenhang tussen beleidsvelden en ondersteunt de organisatie bij strategische besluitvorming. Daarnaast signaleert de concernstaf trends en risico’s en adviseert het bestuur en de organisatie hierover. Dit draagt bij aan:

• Meer samenhangende beleidsontwikkeling en strategische visie;
• Meer proactieve externe positionering (lobby, samenwerking);
• Meer onderbouwing met data en financiële analyse.

Om deze concernstaf vorm te geven vragen we structureel € 0,6 miljoen extra. Dit is nodig voor:

• Concernstrateeg (2 fte, één in 2026 en één in 2027)
• Directiesecretaris (1 fte)
• Strateeg netwerkcoördinator (1 fte)
• Strategisch bedrijfsvoeringsadviseur (1 fte)

 Daarnaast worden bestaande functies, zoals bestuurssecretaris, adviseur public affairs en huidige strateeg samenwerking aan een concernstaf toegevoegd.

Aanpassing organisatie & bedrijfsvoering
De vorming van de concernstaf, en de recente vorming van een team facilitair, maakt het noodzakelijk om aanpassingen te doen in de organisatie van bedrijfsvoering. Hiermee zorgen we voor adequate aansturing en personeelszorg. We vragen daarom een structureel bedrag van € 0,2 miljoen. Dit is nodig voor versterking / uitbreiding van het management (teamleider Juridische zaken, inkoop en bestuursondersteuning en teamleider KCC).

Versterken afdeling P&O
Op het gebied van personeel en organisatie spelen diverse grote ontwikkelingen. Ook gaan we de basis verder op orde brengen ten aanzien van ondersteunende werkprocessen en systemen. De aanbesteding van een nieuw E-HR systeem is gestart. We bouwen aan een HR-dashboard en actualiseren onze regelingen en content. Dit vraagt om een programmatische aanpak, waar in samenhang wordt gestuurd (inhoud, tempo, proces) en waardoor versnelling mogelijk is.
Om dit alles mogelijk te maken is er een incidentele investering nodig. We vragen voor de komende 3 jaar in totaal € 1,7 miljoen. Dit is o.a. voor het aantrekken van een tijdelijke programmamanager P&O, tijdelijke versterking op het gebied van recruitment/ arbeidsmarkt campagne en een verzuimcoach, extra beleidscapaciteit en extra capaciteit voor implementatie nieuw E-HR systeem.

Duurzame inkoop
We vragen incidenteel € 66.000 voor de jaren 2026 en 2027 voor een coördinator Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI). We vinden het belangrijk om als gemeente het Manifest duurzaamheid te ondertekenen. Hiervoor is een plan van aanpak opgesteld en dat vraagt begeleiding voor een periode van 2 jaar.

In de Strategische heroriëntatie hebben we weergegeven wat de koers is om te komen tot een meerjarig sluitende begroting. We geven hierna aan welke voorstellen we voor dit programma door willen voeren.

Bedragen x € 1.000
+ is besparing/voordeel

In het kader van minder meerkosten stellen we voor om de volgende maatregelen door te voeren:

Bedragen x € 1.000
+ is besparing/voordeel